Serviciul Evidenţa şi Organizarea Colecţiilor are ca obiective principale, pe de o parte, reflectarea în registre şi conservarea datelor cantitative şi valorice – globale şi individuale – referitoare la mărimea, componenţa şi dinamica fondului de documente de care dispun Unitatea Centrală și Secția Pedagogică ”I. C. Petrescu” din cadrul Bibliotecii Centrale Universitare “Carol I” din Bucureşti, iar, pe de altă parte, organizarea colecţiilor de publicaţii din depozitele şi sălile de lectură ale Unităţii Centrale.
O prioritate a activităţii serviciului o constituie prelucrarea retrospectivă a documentelor din fondurile bibliotecii și deselecția sistematică a acestora cu scopul de a oferi acces utilizatorilor noştri la o colecţie de publicaţii actuale, în concordanță cu cerințele lor informaționale.
Activităţile concrete prin care pot fi îndeplinite aceste obiective sunt: realizarea tuturor tipurilor de evidenţă de bibliotecă şi completarea în baza de date a câmpurilor specifice evidenţei pentru toate documentele nou achiziţionate, selecţia documentelor nereflectate în baza de date în funcţie de gradul de uzură fizică sau morală şi prelucrarea retrospectivă a acestora, definirea, editarea şi tipărirea etichetelor de barcod şi cotă atât pentru documentele Unităţii Centrale cât şi pentru cele ale bibliotecilor filiale, repartizarea pe domenii a documentelor destinate sălilor de lectură şi cotarea acestora, realizarea listelor de noutăţi cuprinzând, pe domenii, titlurile nou achiziţionate în Unitatea Centrală şi, nu în ultimul rând, întocmirea statisticilor de evidenţă a publicaţiilor din Unitatea Centrală pe tipuri de documente, numeric şi valoric.
Pentru colecția Secției Pedagogice ”I. C. Petrescu” activitățile desfășurate sunt următoarele: efectuarea selecţiei documentelor româneşti şi străine, în funcţie de gradul de uzură fizică sau morală, avizată de Comisia de deselecţie, verificarea publicațiilor în registrele inventar și în catalogul topografic, întocmirea referatelor de transfer, realizarea listelor de publicații în vederea casării, operarea eliminărilor din colecţii în instrumentele de evidenţă.
