INDICATORI DE PERFORMANTA PENTRU EVALUAREA ACTIVITATILOR BIBLIOTECONOMICE
 

1. Cuvânt introductiv

        Bibliotecile reprezintă "... marile colective în care lumea își poate vedea chipul ca-n oglinzi miraculoase, sunt structurile celor mai firești alăturări de opinii opuse și sentimente contradictorii, sunt starea de plasmă a ideii în care zac forțe nebănuite, nuclee sinergetice, care asteapta sclipiri polarizatoare, cheia de gand care deschide porti noi cunoasterii si experientei umane... " .(1)
Bibliotecile genereaza activitati specifice, reprezentate prin categoria activitatilor biblioteconomice, formand multimi de elemente complexe care folosesc informatia ca masura a variabilitatii, a complexitatii, a ordinii si organizarii fenomenelor. Rolul principal este de a transmite, a analiza si oferi pietei (in sens larg) o informatie procesata dupa algoritmi specifici pentru a satisface cat mai deplin curiozitatea si nevoia de adevar a acestuia. (2)
        Activitatile biblioteconomice opereaza atat cu "fenomene informationale" cat si cu informatii stocate pe diversi suporti materiali (documente, publicatii: carti, reviste, microfilme, etc.) care formeaza colectiile. Astfel, colectiile reprezinta un sistem informational organizat ce interactioneaza cu toate activitatile de prelucrare si innoire a cunoasterii, definind in mod specific continutul si formele acestora. (3)
Cu toate acestea, timpul a dovedit ca importanta cartii este sfanta, ca la radacina fiecarei formatii intelectuale stau cartile cu intregul loc spectru de implicari, intermedieri si consecinte, cu intreaga lor prelungire in cotidian.
        Activitatile biblioteconomice se adreseaza utilizatorilor de informatii, au rolul de a oferi servicii de calitate intr-o maniera sistemica, permanenta, complementara, coordonata si, in cadrul proceselor de valorificare, se impune caracterizarea acestora atat din punct de vedere calitativ, cat si din punct de vedere al eficientei economice.
        Pe de alta parte se poate afirma ca principalul produs ce rezulta din activitatile biblioteconomice este ideea, iar transferul ideilor impune un sistem de relatii din ce in ce mai complex in societate. Astfel, lansarea acestor idei genereaza cerinte si nevoi noi, rafineaza pe cele vechi si, deosebit de important, modifica structurile de consum. Evident, nu toate aceste idei patrund in cererea consumatorilor si nu toate pot fi automat absorbite de piata. Acest aspect este cu atat mai important intr-o societate aflata in proces de tranzitie de la un sistem economic supercentralizat, la un sistem economic concurential, unde resursele de care dispune societatea sunt mai mult decat limitate. De aici apare necesitatea ca acceptarea idelor formulate si lansarea acestora spre structurile societatii sa fie precedate de cunoasterea cerintelor, a dorintelor, a motivelor, a preferintelor si gusturilor consumatorilor, inclusiv de anticipare a schimbarii acestora.
        In acest context, este obligatorie determinarea unei relatii biunivoce intre biblioteca (ca sistem) si gradul de satisfacere a unei nevoi sociale, in corelare directa cu nivelul resurselor pe care societatea poate sa le aloce in acest sens. Astfel, se pot determina criteriile obiective de apreciere a eficientei in biblioteci si se poate realiza o cuantificare a acestor activitati pe baza unui sistem de indicatori de performanta. Numai in acest mod se pot elimina declaratiile de tipul: :"activitatea trebuie sa fie eficienta", declaratii cu un grad mare de subiectivism, daca nu se cunosc criteriile de apreciere si procedurile de cuantificare adecvate, iar deciziile luate in aceste conditii nu pot sa conduca decat la masuri arbitrare, ineficiente.
        Pe de alta parte, in orice societate, cu atat mai mult intr-o societate in tranzitie, resursele sunt limitate ceea ce impune o evaluare cat mai exacta a cererii. Numai in felul acesta se va evita constituirea de stocuri de informatie excedentare si neutilizabile (sau in limbaj economic, nevandabile).
        Scopul principal este de a compara performatele activitatile biblioteconomice derulate in bibliotecile din Romania cu cele din tarile dezvoltate si, astfel, sa se poata forma criterii de eficienta obiective.

2. Multimea indicatorilor de performanta pentru caracterizarea activitatilor biblioteconomice

        Evaluarea performantelor este o functie principala a procesului decizional si presupune definirea unui sistem de indicatori de performata pentru analiza intrarilor si iesirilor sistemului.
        Pe de alta parte, definirea multimilor indicatorilor de performanta ai activitatilor, constituie o etapa importanta in cuantificarea calitatii activitatii sistemului economico - social analizat si presupune definirea:

criteriilor de apreciere;
referentialului obligatoriu din punct de vedere al conditiilor;
factorilor de influenta ai calitatii informatiei.

        Manualul despre Indicatori si Masuratori de Performanta, realizat de King Research Ltd. pentru Programul Cadru al DG-XIII al Comisiei Comunitatii Europene in cadrul Planului European pentru Biblioteci (4) propune un sistem de indicatori de performanta prin intermediul caruia se pot caracteriza toate laturile activitatilor din biblioteca.    
        Este de mentionat faptul ca formarea doar a unui sistem de indicatori de performanta ofera numai informatii cantitative pentru definirea unui nivel local al performantei si nu permite o evaluare a performantei la nivelul bibliotecii (ca organism socio-economic).
        Indicatorii de performanta sunt indicatori tehnico - economici care analizeaza sintetic si calitativ performanta activitatilor biblioteconomice si rezultatele managementului aplicat, masurand ponderi si procente, functia principala a procesului managerial, adica performanta sa.
        Definirea indicatorilor de performanta pentru biblioteca, conform (4), evidentiaza urmatoarele aspecte cantitative si calitative:

satisfactia clientului;
eficienta economica, respectiv folosirea resurelor in mod rational, judicios;
gradul de penetrare a pietei;
numarul de clienti reali, in raport cu numarul de clienti potentiali;
nivelul de acceptare de catre consumatori a serviciilor oferite;
viteza de reactie a sistemului in punerea la dispozitia consumatorului de informatie a produselor si serviciilor bibliotecii;
efectivitatea;
cifra de afaceri, care in acest caz se exprima prin volumul de imprumuturi realizat si volumul de informatii oferit;
incadrarea valorilor timpilor de asteptare in zona valorilor utile din punct de vedere al consumatorului;
gradul de acuratete a produselor si serviciilor oferite;
nivelul de exactitate;
nivelul costurilor efective pentru realizarea obiectivelor propuse (costul/buc., cost/pachet, servicii);
productivitatea la nivel de operator.

        Sistemul de indicatori poate varia de la un tip la altul de structura dar, intotdeauna, defineste relatia dintre resursele care intra in biblioteca (input-urile) si ceea ce biblioteca realizeaza folosind aceste resurse (output-urile).

        Performanta institutiei biblioteconomice trebuie analizata dintr-o tripla perspectiva si anume:

  1. cea a ordonatorului de credite sau finantatorului care furnizeaza resursele;
  2. cea a institutiei care asigura serviciile bibliotecare si care vizeaza atat valoarea, costul, cat si calitatea;
  3. cea a beneficiarului, care va interpreta calitatea serviciului.

        Definirea indicatorilor de performanta pentru ansamblul activitatilor biblioteconomice reprezinta un proces complex de evidentiere a calitatii acestui ansamblu de activitati.
        Referitor la calitate se mentioneaza ca aceasta nu este un indicator de performanta o sau proprietate suplimentara care se adauga, ea apartine intrinsec ansamblului ca o rezultanta a proprietatilor componentelor solutiei de baza.
        Alocarea optima a tuturor categoriilor de resurse (umane, tehnice, financiare) in functie atat de necesitatile bibliotecii,   cat si de posibilitatile societatii la acel moment impune cuantificarea calitatii activitatilor biblioteconomice la nivel de sistem.
        Sistemul indicatorilor de performanta pentru activitatile biblioteconomice este impartit in patru clase, dupa cum urmeaza:

indicatori de performata operationali;
indicatori de eficacitate;
indicatori de eficienta economica;
indicatori de impact.

        Din clasa indicatorilor de performanta operationali fac parte:

indicatorii de productivitate la iesire, respectiv:
numarul documentelor catalogate pe unitatea de timp;
numarul iesirilor de referinta satisfacute pe unitatea de timp;
numarul cererilor satisfacute pe unitatea de timp.
indicatorii costurilor la iesire (cost out-put), respectiv:
costurile de realizare a unei catalogari;
costul raspunsului pentru o cerere de referinta;
costul unei solicitari satisfacute in functie de nivelul de calitate;
indicatorii costurilor nivelurilor de calitate, respectiv:
costul unitatii de documente catalogate raportat la nivelul calitatii procesului de catalogare;
costul volumului de imprumuturi interbibliotecare raportat la nivelul de promptitudine;
costul unitatii de informatie furnizate raportat  la valoarea medie a timpului de asteptare;
indicatorii de productivitate, respectiv:
numarul cautarilor de referinte;
volumul de informatii oferit consumatorului;
volumul de informatii procesat de bibliotecar;

Din clasa indicatorilor de eficacitate fac parte:

indicatori de circulatie, respectiv:
gradul de circulatie a fondului;
volumul utilizarilor medii;
ritmul de innoire al fondului de documente;
volumul de iesiri din sistem.
indicatori de utilizare raportati la nivelul de atribute sau la disponibilitate, respectiv:
gradul mediu de utilizare a serviciilor de referinta raportat la calitatea informatiilor furnizate;
nivelul de promptitudine asigurat serviciilor furnizate;
gradul mediu de utilizare a serviciilor de imprumut raportat la nivelul de promptitudine;
nivelul de accesibilitate al informatiilor furnizate;
nivelul de disponibilitate asigurat;
indicatori de satisfactie din punct de vedere al utilizatorilor informatiei, respectiv:
gradul de satisfactie al utilizatorului in raport cu bibliteca;
timpul mediu de asteptare pentru obtinerea informatiei solicitate;
gradul de satisfactie al utilizatorului raportat la calitatea informatiei solicitate;
proportia utilizatorilor nemultumiti de serviciile oferite in raport cu numarul total de utilizatori ai serviciilor bibliotecii (pentru raportare se considera un interval de timp convenabil ales);

Din clasa indicatorilor de eficienta economica fac parte:

indicatori ai cheltuielilor de utilizare, respectiv:
cost solicitare de referinta satisfacuta;
cost document fond circulant;
cost utilitati depozitare pentru document fond circulant;
cost activitati promovare/ perfectionare;
indicatori pentru cheltuieli de capital, respectiv:
costuri achizitie fond carte nou raportate la intervalul de timp analizat;
costuri cu active de natura mijloacelor fixe raportate la intervalul de timp de analizat;
costuri asigurare facilitati suplimentare spatii depozitare raportate la intervalul de timp analizat;
indicatori pentru cheltuieli cu asigurarea nivelului de satisfactie, respectiv:
costuri spatii de studiu in intervalul de timp analizat;
costuri achizitii in intervalul de timp analizat;
costuri localuri de functionare;
costuri activitati instruire / perfectionare utilizator;

Din clasa indicatorilor de impact se mentioneaza:

indicatorii consumatorului de informatie, respectiv:
indicele structurii de varsta a utilizatorilor serviciilor oferite de biblioteca in sensul asigurarii unei acoperiri uniforme;
indicele structurii profesionale a utilizatorilor serviciilor oferite de biblioteca;
fluxul orar de utilizatori;
indicatori pentru gradul de utilizare a capitalului, respectiv:
gradul de utilizare a spatiilor;
nivelul resurselor financiare directe raportat la bugetul total;
volumul total al resurselor financiare necesare pentru functionare in intervalul de timp analizat;
cheltuielile de personal raportate la totalul resurselor financiare alocate;
cheltuielile de dezvoltare.

3. Concluzii

        Definirea multimii indicatorilor de performanta ai activitatilor biblioteconomice reprezinta prima etapa in cuantificarea activitatii la nivelul sistemului economico-social format al bibliotecii.
        Dupa cum se cunoaste, orice sistem de activitati este caracterizat de ansamblul functiilor, caracteristicilor si proprietatilor utile ale acestora, care contribuie la satisfacerea unor necesitati sociale. Ansamblul proprietatilor functiilor prin care se pun in evidenta caracteristicile activitatilor de a executa functiile pentru care sunt concepute reprezinta multimea indicatorilor de performanta, definita anterior.
        In multimea indicatorilor de performanta, un rol important este detinut de indicatorii statistici de performanta ai bibliotecii.
        Definirea multimii indicatorilor de performanta trebuie corelata cu adoptarea unui indicator global de calitate al activitatii sistemului. Astfel, se permite determinarea criteriilor obiective de apreciere a eficientei in biblioteci si conduce la cuantificarea acestor activitati si eliminarea subiectivismului in aprecieri. Acest indicator global de calitate se numeste "nivel tehnic".
        Nivelul tehnic al unei activitati este definit prin indicatorii de performanta care confera o valoare de intrebuintare activitatii si exprima, intr-un mod global, calitatea, atat din punct de vedere stiintific, cat si din punct de vedere economic.
        Calitate inseamna competitivitate si eficienta, atat pentru executant (prestator), cat si pentru beneficiar, deci, exprimarea nivelului tehnic al activitatilor ca un indicator sintetic; inseamna determinarea cu precizie a competitivitatii sistemului caracterizat de aceste activitati comparativ cu sisteme similare si eficienta unei noi activitati din sistemul analizat.
        In aceste conditii, rezulta ca pe baza indicatorilor de performanta se poate defini un indicator sintetic si cumulativ de calitate sau un indicator de evalure a performantelor activitatilor sistemului economico-social reprezentat de biblioteca.

Note bibliografice

1. STOICA, Ion - Informatie si cultura. Bucuresti: Editura Tehnica, 1997. 228 p.
2. STOICA, Ion - Interferente biblioteconomice. Constanta: Ex Ponto 1997, 207 p.
3. STOICA, Ion - Unele probleme ale planificarii serviciilor de biblioteca in Romania contemporana. In: Biblioteca, 1994, nr.                              8-9-10,   p. 11 - 12
4. Cheile succesului. Indicatori de performanta pentru bibliotecile publice. Bucuresti: ABBPR, 1998.

Ing. Amelia COSTOIU
Biblioteca Centrala Universitara din Bucuresti
Serviciul Catalogare - Indexare

 
designed by AtlasNet